Aufbewahrungsregeln für Mail-Ordner zuweisen

Wenn Sie von Ihrer Organisation aufgefordert werden, Regeln für die Aufbewahrung von Mail in Ihren Mail-Ordnern anzuwenden, können Sie die Aufbewahrungsregel für jeden einzelnen Ordner festlegen. Für die Ordner "Spam" und "Papierkorb" werden keine Aufbewahrungsregeln festgelegt. Sie können auch benutzerdefinierte Regeln für einen Ordner festlegen.

Es stehen zwei Optionen zur Verfügung:

Mailaufbewahrung. Wenn "Mailaufbewahrung aktivieren" ausgewählt ist und Sie eine Mail in dem Ordner löschen, deren Empfangs- oder Sendedatum im konfigurierten Zeitraum liegt, wird eine Warnung angezeigt, dass die Mail im Aufbewahrungszeitraum des Ordners liegt, um Sie daran zu erinnern, die Mail nicht zu löschen.

Mail-Löschung. Mails im Ordner, die älter als die festgelegte Zeit sind, werden automatisch gelöscht. Sie werden nicht darüber informiert.

  1. Klicken Sie im Navigationsfenster mit der rechten Maustaste auf einen Mail-Ordner und wählen Sie Eigenschaften bearbeiten aus.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Aufbewahrung.

  3. Wählen Sie zum Festlegen der Aufbewahrungsregel Mailaufbewahrung aktivieren aus.

  4. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Aufbewahrungszeitraum aus, welche Aufbewahrungsregel angewendet werden soll. Wenn Sie eine benutzerdefinierte Regel festlegen, geben Sie im Textfeld die Anzahl der Jahre, Monate, Wochen oder Tage ein und wählen Sie den Zeitraum im Dropdown-Menü aus.

  5. Wenn Sie festlegen möchten, wann Mails aus dem Ordner gelöscht werden sollen, wählen Sie Mail-Löschung aktivieren aus.

  6. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Löschschwellenwert aus, welche Aufbewahrungsregel angewendet werden soll. Wenn Sie eine benutzerdefinierte Regel festlegen, geben Sie im Textfeld die Anzahl der Jahre, Monate, Wochen oder Tage ein und wählen Sie den Zeitraum im Dropdown-Menü aus.

  7. Klicken Sie auf OK.