Общий доступ к папкам почты
Внутренним и внешним пользователям можно предоставить общий доступ ко всем папкам почты, в том числе к папке «Входящие». К папкам «Корзина» и «Спам» общий доступ предоставить нельзя. Пользователи, которым предоставлен общий доступ, могут просматривать содержимое папки, но информация не сохраняется в их почтовых ящиках.
Пользователи с уровнем доступа менеджера могут без ограничений просматривать и изменять содержимое общей папки почты, а также создавать новые вложенные папки, отправлять от вашего имени и удалять сообщения электронной почты.
Пользователи с уровнем доступа администратора могут без ограничений просматривать и изменять содержимое папки почты, создавать новые вложенные папки, отправлять от вашего имени и удалять сообщения электронной почты, а также предоставлять общий доступ к вашей папке почты.
Копии сообщений, отправляемых пользователем от вашего имени, сохраняются в вашем почтовом ящике, и если пользователь удалит что-либо из вашего почтового ящика или отметит как спам, сообщение будет перемещено в папку «Корзина» или «Спам».
Если у пользователя есть доступ к нескольким папкам, он может сделать следующее.
• Переместить содержимое из одной папки почтового ящика в другую.
• Скопировать сообщение электронной почты из вашей папки в свою папку почты. При этом в вашей папке тоже сохраняется копия.
• Создать папку в общей папке почты. Новая папка появится в вашем почтовом ящике.
Типичные ситуации общего доступа к папке почты
• Отдел продаж вашей компании хочет, чтобы все электронные сообщения с запросом информации о продукции поступали в централизованный почтовый ящик и все сотрудники отдела могли просматривать сообщения по мере их поступления. Можно предоставить каждому сотруднику отдела разрешение просматривать папку почты и копировать сообщения в свой почтовый ящик. Кроме того, можно предоставить им разрешение управлять папкой почты и отвечать от имени этого адреса.
• Руководитель часто отсутствует в офисе и не успевает отвечать на сообщения электронной почты, поэтому доступ предоставляется помощнику руководителя. Помощник может отвечать на сообщения электронной почты от имени руководителя, а также создавать папки для упорядочения сообщений и удалять сообщения.
• Вместо отправки сообщений на десятки адресов каждый раз, когда нужно сделать какое-либо объявление, можно сделать общедоступной одну папку, которая будет содержать объявления. Можно предоставить общий доступ только для определенных адресов электронной почты и установить пароль, который необходимо вводить для просмотра содержимого. Или можно создать URL-адрес, чтобы все, кому известен URL-адрес папки, могли просматривать ее содержимое.