分享郵件夾
你可以與內部和外部用戶分享你的任何郵件夾,包括你的收件箱。你不能分享垃圾桶及雜件箱。你與之分享的用戶可以查看你的資料夾的內容,但其資訊不是儲存在他們的郵箱。
具有管理者角的用戶擁有全權查看和編輯分享郵件夾的內容、建立新的子資料夾、以你的名義傳送郵件,以及刪除郵件。
具有系統管理員角的用戶擁有全權查看和修改郵件夾的內容、建立新的子資料夾、以你的名義傳送郵件、刪除郵件,以及將你的郵件夾與其他人分享。
用戶以你的名義傳送的郵件的副本儲存在你的郵箱,而如果該用戶從你的郵箱刪除一些郵件或標示其為垃圾郵件,該郵件會被移動到你的雜件箱或垃圾桶。
如果該用戶對你多於一個資料夾有存取權限,該用戶可以
• 在你的郵箱將內容從一個資料夾移動到另一個資料夾。
• 從你的資料夾複製郵件到他們的郵件夾。你的資料夾中仍然保留一個副本。
• 在分享郵件夾中建立資料夾。新資料夾在你的郵箱中顯示。
分享一個郵件夾的各種情況
• 你的銷售部門需要一個中心郵箱,以便接收所有與某產品資訊查詢有關的郵件,而當銷售部門的每個人進入系統就應該能夠看見這些郵件。你可以允許銷售部門的每個人查看該郵件夾並把其中的郵件複製到各自的郵箱中。你也可授予他們管理該郵件夾的權限,並以該資料夾地址回信。
• 管理員經常不在辦公室,沒有時間回覆郵件,所以存取權限被授予管理員的助手。該助手可代表她回覆郵件,建立資料夾以便整理郵件,並可刪除郵件。
• 每當你有通知需要發佈時,你可將一個資料夾指定為含有通知郵件的公共資料夾,這樣就可避免傳送大量的郵件。你可只對特定的電郵地址授予分享存取權限並設定密碼,這樣只有輸入密碼才能查看其內容。你也可以將其公開,任何知道 URL 的人都可以查看其內容。