Usar la herramienta de programación para ver la disponibilidad de los asistentes

Al programar reuniones, puedes ver cuándo están ocupados o libres los asistentes para encontrar un momento que les vaya bien a todos. A medida que añades asistentes al campo de Asistentes, un panel de sugerencias del panel Resumen muestra la disponibilidad de los asistentes en intervalos de tiempo de 30 minutos.

La preferencia de tiempo predeterminada es sugerir horas dentro de tu horario laboral y dentro del horario laboral de los asistentes.

      Incluir solo mis horas de trabajo. Son las horas y la semana laboral que se definen en las preferencias de agenda.

      Incluir solo las horas de trabajo de otro asistente. Cuando se busca una ubicación, esta opción tiene en cuenta las horas laborables de todo el personal.

Lo puedes cambiar.

  1. En la página Nueva cita, haz clic en Sugerir una hora.

  2. En el panel Sugerir horas que se abre, haz clic en el icono de engranajes.

  3. Anula la selección de las casillas que no desees utilizar para calcular la disponibilidad de asistentes.

  4. Si se trata de una serie de reuniones recurrentes, selecciona en cuántas instancias de las reuniones recurrentes debe estar disponible el asistente.

  5. Haz clic en Aceptar.

Ver la disponibilidad en la agenda en miniatura

La agenda en miniatura sugiere la disponibilidad de los asistentes mediante un código de colores.

      El verde en la agenda indica los días en que todos los asistentes y al menos una ubicación están disponibles.

      El rojo significa que más de la mitad de los asistentes no puede asistir a la reunión en esas fechas.