共享邮件文件夹

您可以向内部和外部用户共享您的任何邮件文件夹,包括“收件箱”文件夹。“已删除邮件”和“垃圾邮件”这两个文件夹不能共享。共享用户可以查看文件夹的内容,但相关信息不会保存到他们的邮箱中。

具有管理者角色的用户拥有查看和编辑共享邮件夹内容、创建新的子文件夹、代表您发送电子邮件以及删除电子邮件的全部权限。

具有系统管理员角色的用户拥有查看和编辑邮件夹内容、创建新的子文件夹、代表您发送电子邮件、删除电子邮件以及将您的邮件文件夹与其他人共享的全部权限。

用户代表您发送的邮件的副本会保存在您的邮箱中,如果用户从您的邮箱中删除某个邮件或将其标记为垃圾邮件,此邮件会移动到“已删除邮件”或“垃圾邮件”文件夹中。

如果用户可以访问您的多个文件夹,则可以执行以下操作:

      将您邮箱中的一个文件夹中的内容移动到另一个文件夹。

      将电子邮件从您的文件夹中复制到他们的邮件夹中。您的文件夹中仍会保留一个副本。

      在共享邮件夹内创建文件夹。新文件夹会出现在您的邮箱中。

共享邮件夹的各种情况

      您的销售部门希望使用一个中央邮箱来处理请求了解某产品相关信息的所有电子邮件,并且当收到电子邮件后,销售部门的每个人都应该能够查看这些电子邮件。您可以授予部门的每位人员查看邮件夹的权限,并且他们可以将邮件复制到自己的邮箱中。您也可以授予他们管理邮件夹以及代表此地址进行回复的权限。

      经理经常不在办公室,没有时间回复电子邮件,因此将权限授予经理的助理。这位助理可以代表经理回复电子邮件、创建文件夹来整理邮件,以及删除邮件。

      每当您有通知需要发布时,您可将一个文件夹指定为含有通知邮件的公共文件夹,这样就可避免向大量地址发送电子邮件。您可以只向特定的电子邮件地址分配共享权限,并设置一个在查看内容时必须输入的密码。或者,您可以创建一个 URL,任何拥有此 URL 的人员都可以查看该内容。