利用日程安排工具尋找參會者的閒忙狀態
在安排會議時,你可查看參會者何時忙碌或空閒,以便找到所有參會者均能到會的良好時機。在你將參會者加入參會者欄位時,概況窗格中的建議面板會在 30 分鐘時段內顯示參會者的閒忙狀態。
預設的時間偏好設定是要在你和參會者的工作時間內建議時間。
• 僅包括我的工作時間。這是你在你的記事簿偏好設定中設定的每週工作日及工作時間。
• 僅包括其它參會者的工作時間。搜尋一個地點時,將考慮每個人的工作時間。
你可以修改此資訊。
在新預約頁面,按建議時間。
在開啟的建議時間窗格中,按一下齒輪圖示。
取消選取那些你不希望用作計算參會者的空閒情況的方格。
如果是定期重複的會議,選擇一個參會者應出席的重複會議的數目。
按確定。
從小日曆中檢視空閒情況
小日曆透過設定顏色表明參會者的閒忙狀態。
• 在記事簿中綠色的是所有參會者及至少一個地點空閒的日子。
• 紅色表示那幾天一半以上參會者無法參加會議。