安排全天預約

你可用記事簿安排全天預約 (即事件)。

  1. 在記事簿標題,按一下新預約

  2. 如果在主題行之上顯示透過 欄位,表示你帳戶已建立一個以上身份。選擇建立預約時使用的身份。

  3. 主題 字框中,加入會議的簡短描述。 加入此處的文字將成為記事簿中的描述。

  4. 選擇全天,然後選擇開始和結束日期。

  5. 在參會者字框中,輸入電郵地址,用分號 (;) 分開地址。在你輸入名稱的同時,日程安排程式開啟,顯示參會者的閒/忙狀態資訊。

為了幫助你尋找所有參會者空閒的時間,按一下建議時間。一記事簿與閒/忙狀態一同顯示。在你輸入姓名的同時,日程安排工具開始建議所有參會者空閒的時間。

備註:如果某個參會者已經設定只允許某些用戶查看閒/忙資訊,而你被排除在該清單以外,則你不能查看閒/忙時間安排

如果一些參會者並無必要參加會議,但你希望邀請他們,則選擇顯示可選 並在欄位內輸入電郵地址。你也可在日程安排程式進行此操作。按一下名稱旁邊的圖示,選擇「可選參與者」。傳送邀請時,他們的姓名會被列為可選。

  1. 地點 字框中,輸入會議在哪裏進行。如果地點在公司目錄中,則當你開始輸入時,相符的地址會自動列出來。你也可以按建議位置 查看公司裏可用的地點清單

  2. 顯示,選擇該預約的閒/忙選項,該預約應加入哪個記事簿,以及該預約是否應註明為私人。

  3. 提醒。設定一個鬧鐘通知提醒受邀人該預約。

  4. 如已在偏好設定>通知 頁面設置電郵地址或短訊提示,則核取相應方格:電郵 或短訊。 如果你尚未設定通知,請按一下設定 前往通知頁面進行設定。

  5. 在日程安排程式下面的字框中,輸入一個包括在預約邀請內電郵訊息。若需加入附件,按一下工具列上的萬字夾。

  6. 預設是詢問參會者回覆你的邀請。如果你不希望收到參會者的回應,在記事簿工具列按選項>請求回應移除剔選符號。

  7. 如果你不希望現在傳送邀請,按儲存。否則按傳送