Een vergadering maken vanaf de pagina Afspraak

Op het tabblad Agenda kun je een afspraak maken.

  1. Klik op de agendakop op Nieuwe afspraak.

  2. Als het veld Van  boven de onderwerpregel wordt weergegeven, heb je meer dan een persoon voor je account gemaakt. Selecteer de identiteit die je wilt gebruiken voor het maken van deze afspraak.

  3. Voeg in het tekstvak Onderwerp  een korte beschrijving van de vergadering toe. De tekst die hier wordt toegevoegd wordt de beschrijving in de agenda.

  4. Definieer de start- en einddatum en start- en eindtijd. Als het een herhalende afspraak betreft, selecteer dan onder Herhalen hoe vaak deze afspraak moet worden ingepland.

  5. Selecteer Dagvullend item  om deze afspraak dagvullend te maken.

  1. Typ in het tekstvak Deelnemers het e-mailadres waarbij de adressen gescheiden moeten zijn door een puntkomma (;). Tijdens het invoeren van namen wordt de Planner geopend en wordt de vrij/bezet-informatie weergegeven.

Klik op Voorstel voor tijdstip doen om je te helpen bij het zoeken naar een tijdstip waarop alle deelnemers beschikbaar zijn. Een agenda met de beschikbare tijden wordt weergegeven. Tijdens het invoeren van de namen van de deelnemers stelt de planner tijdstippen voor waarop alle deelnemers beschikbaar zijn.

Opmerking: Als een deelnemer een voorkeur heeft ingesteld waarmee alleen bepaalde gebruikers vrij/bezet-informatie kunnen bekijken en jij hoort niet tot die lijst, dan kun je de vrij/bezet-planning niet bekijken.

Als sommige deelnemers niet bij de vergadering aanwezig hoeven te zijn maar je ze wel wilt uitnodigen, selecteer dan Optionele items weergeven  en typ het e-mailadres in het veld. Je kunt dit ook doen in de Planner. Klik op het pictogram naast de naam en selecteer Optionele deelnemer.  Wanneer de uitnodiging wordt verzonden, staan hun namen als optioneel vermeld.

  1. Voer in het tekstvak Locatie  de locatie van de vergadering in. Als de locatie zich in het adresboek van het bedrijf bevindt, worden locaties die overeenkomen weergegeven zodra je start met typen. Je kunt ook klikken op Een locatie voorstellen voor een lijst met beschikbare locaties in je bedrijf.

  2. Klik op Apparatuur tonen  als je apparatuur die in het adresboek van je bedrijf vermeld staat, wilt reserveren.

  3. Selecteer op het Display de optie Vrij/Bezet voor deze afspraak, de agenda waaraan de afspraak moet worden toegevoegd en of deze afspraak als Privé moet worden gemarkeerd.

  4. Stel in de vervolgkeuzelijst Herinnering een waarschuwingsmelding in om genodigden aan de afspraak te herinneren.

  5. Om een melding voor deze vergadering te ontvangen, schakel je het juiste vakje, E-mail of SMS in.  Als je geen kennisgeving hebt geconfigureerd, klik je op Configureren om naar de pagina Voorkeuren>Kennisgeving te gaan om deze in te stellen.

  6. Typ in het tekstvak onder Planner een e-mailbericht dat aan de uitnodiging voor de afspraak toegevoegd is. Klik op het paperclippictogram op de werkbalk om bijlagen toe te voegen.

  7. De standaardinstelling is de deelnemers te vragen op je uitnodiging te reageren. Als je geen antwoord van de deelnemers wilt krijgen, klik dan op de werkbalk Agenda op Opties>Antwoorden opvragen om het vinkje te verwijderen.

  8. Als je de uitnodiging nog niet wilt verzenden, klik dan op Opslaan. Als je de uitnodiging wel wilt verzenden, klik dan op Verzenden.