安排全天约会
可使用行事历安排一个全天约会,称为事件。
在“行事历”标题上,单击新约会。
如果“主题”行上方显示发件人字段,则您已经为您的帐户创建了多个身份。选择要在创建此约会时使用的身份。
在主题文本框中,添加会议的简要描述。添加到此处的文本将成为行事历中的描述。
选择全天,然后选择开始和结束日期。
在“参会者”文本框中,键入电子邮件地址,用分号 (;) 分隔地址。输入名称时,计划程序将打开,其中显示参会者空闲/忙碌信息。
为帮助您找到所有参会者均能够与会的时间,请单击建议时间。将显示一个行事历,其中包含可参加会议的时间信息。输入参会者姓名时,日程安排工具将开始查找所有参会者均可与会的建议时间。
注意:如果某个参会者已经设置了一个首选项,仅允许特定用户查看空闲/忙碌信息而且您不在此列表中,则您无法查看其空闲/忙碌日程
如果某些参会者不需要出席此会议,但您想邀请他们,请选择显示可选项,然后在字段中键入电子邮件地址。还可以在计划程序中执行此操作。单击姓名旁边的图标,然后选择“可选的参会者”。发送邀请时,其姓名即列为可选项。
在地点文本框中,输入会议地点。如果地点在公司目录中,则当您开始键入时,会列出匹配的地址。还可以单击建议一个地点,查看公司中的可用地点列表
在显示中,选择此约会的空闲/忙碌选项、应将约会添加到哪个行事历以及是否应将此约会标记为“私人”。
提醒。设置警报通知以提醒约会的受邀者。
如果已在首选项 > 通知页面中配置了电子邮件地址或 SMS 提醒,请选中相应的框:电子邮件或 SMS。如果您尚未配置通知,则单击配置转到通知页面对此进行设置。
在计划程序下方的文本框中,键入包括在约会邀请中的电子邮件。要添加附件,请单击工具栏上的别针图标。
默认设置是要求参会者回复您的邀请。如果不需要参会者的回复,请在“行事历”工具栏中,单击选项 > 请求回应删除复选标记。
如果不想在此时发送邀请,请单击保存。否则单击发送。