Creazione di una riunione dalla pagina Appuntamento

Puoi creare un appuntamento dalla scheda Agenda.

  1. Nell'intestazione dell'agenda, clicca su Nuovo appuntamento.

  2. Se il campo Da  viene visualizzato sopra la riga Oggetto, hai creato più identità per l'account. Seleziona l'identità da usare per la creazione dell'appuntamento.

  3. Nella casella di testo Oggetto, aggiungi una breve descrizione della riunione.  Il testo inserito in questa casella diventa la descrizione nell'Agenda.

  4. Definisci l'ora e il giorno di inizio e fine. Se l'appuntamento è ricorrente, in Ripeti, seleziona la frequenza con cui deve essere pianificato l'appuntamento.

  5. Seleziona Giornata intera per impostare la durata dell'appuntamento a una giornata intera.

  1. Nel boxino Partecipanti, digita gli indirizzi email separandoli con un punto e virgola (;). Mentre inserisci i nomi, si apre il Pianificatore e vengono mostrate le informazioni libero/occupato riguardo i partecipanti.

Per trovare più facilmente un orario in cui tutti i partecipanti sono disponibili, clicca su Suggerisci orari. Viene mostrata un'agenda con la disponibilità. Mentre inserisci i nomi dei partecipanti, lo strumento di pianificazione si avvia per suggerire gli orari in cui sono disponibili tutti i partecipanti.

Nota: Se un partecipante ha impostato una preferenza per consentire solo a determinati utenti di visualizzare le informazioni libero/occupato e tu sei escluso da questo elenco, non potrai vedere la pianificazione libero/occupato.

Se la presenza di alcuni partecipanti non è richiesta alla riunione ma li vuoi comunque invitare, seleziona Mostra opzionalel e inserisci l'indirizzo email nel campo. Puoi fare ciò anche nel Pianificatore. Clicca sull'icona accanto al nome e seleziona Partecipante facoltativo.  Quando l'invito viene inviati, i nomi di questi partecipanti vengono indicati come facoltativi.

  1. Nella casella di testo Luogo inserisci la sede della riunione. Se il luogo è incluso nell'indirizzario della società, durante la digitazione vengono visualizzate tutte le possibili corrispondenze di luoghi disponibili. Puoi anche cliccare su Suggerisci una località per vedere una lista di località disponibili nella tua società.

  2. Clicca su Mostra apparecchiatura se vuoi prenotare delle risorse strumentali identificate nella directory della tua azienda.

  3. In Visualizza, seleziona l'opzione Libero/Occupato per questo appuntamento, decidi a quale agenda aggiungere l'appuntamento e se l'appuntamento deve essere contrassegnato come Privato.

  4. Nel menu a tendina Promemoria , imposta una notifica di avviso per ricordare l'appuntamento agli invitati.

  5. Per ricevere una notifica di questa riunione, spunta la casella appropriata, Email o SMS.  Se non hai configurato un metodi di notifica, clicca Configura per andare alla pagina Preferenze>Notifica per impostarlo

  6. Nella casella di testo sotto a Pianificatore, inserisci un messaggio email che è incluso nell'invito all'appuntamento. Per aggiungere gli allegati, clicca sull'icona con il fermacarte nella barra degli strumenti.

  7. L'impostazione predefinita prevede la richiesta ai partecipanti di rispondere all'invito. Se non vuoi una risposta dai partecipanti, nella barra degli strumenti Agenda, clicca su Opzioni>Richiedi risposta per rimuovere il segno di spunta.

  8. Se questa volta non vuoi inviare l'invito, clicca su Salva. Altrimenti, clicca su Invia.