Criando uma reunião
Você pode programar reuniões e compromissos pela aba Agenda, por uma uma mensagem e pela miniagenda.
Programar uma única reunião na página Compromisso
Na barra de ferramentas na visualização Agenda, clique em Novo. A página Novo compromisso é aberta.
Insira um assunto. O assunto é necessário e torna-se a descrição na agenda.
Se você souber onde a reunião será realizada, insira no campo Local.
Defina a data e a hora da reunião. Insira a Data inicial e a Data final. Se essa reunião for recorrente, clique em Repetir na barra de ferramentas e defina os detalhes.
Observação: se o fuso horário for exibido (Preferências>Agenda), ele refletirá o fuso horário em que você está. Em geral não é necessário fazer alterações. Quando você programa reuniões com participantes em fusos horários diferentes, o convite é enviado refletindo a hora no fuso horário deles. Por exemplo, se você criar uma reunião com participantes na Califórnia e em Nova York, o convite exibirá a hora do Pacífico para os participantes na Califórnia e a hora da Costa leste (três horas depois) para os participantes em Nova York.
Se você tiver mais de uma agenda, selecione a agenda que está configurando o evento do menu Agenda.
Digite os nomes dos participantes. Você pode digitar nomes de participantes de qualquer uma das formas a seguir:
Na barra de ferramentas, clique em Adicionar participantes e recursos. Digite um nome e selecione qual lista será usada, seja a lista Contatos pessoais, que busca todas as suas listas de endereços, ou a Lista de endereços globais. Selecione os nomes e pressione Adicionar selecionados. Quando terminar, clique em Concluído.
Na caixa de texto Participantes, digite os endereços de e-mail, separando-os por ponto-e-vírgula (;). São exibidos os nomes da lista de contatos que coincidem com o que for digitado.
Use a caixa Texto para adicionar outras informações que serão incluídas no e-mail.
Clique em Salvar. Um convite de e-mail é enviado a todos os participantes e o compromisso é exibido nas agendas.
Se você estiver adicionando um compromisso a uma agenda compartilhada, talvez seja necessário atualizar a tela para ver o compromisso.