Uso dello strumento di pianificazione per scoprire la disponibilità dei partecipanti
Quando si pianificano riunioni, è possibile vedere quando i partecipanti sono disponibili o occupati in modo da stabilire un orario in cui tutti possano intervenire. Quando si aggiungono partecipanti a un campo Partecipanti, nel riquadro dei suggerimenti in Panoramica viene indicata la disponibilità dei partecipanti in intervalli di 30 minuti.
Le preferenze sull'orario predefinito prevedono di suggerire l'ora entro i tuoi orari lavorativi ed entro le ore lavorative dei partecipanti.
• Includi solo le mie ore lavorative. Si tratta delle ore e delle settimane impostate nelle preferenze dell'Agenda.
• Includi solo le ore lavorative degli altri partecipanti. Per la ricerca del luogo vengono presi in considerazione gli orari di lavoro di tutti.
Hai comunque la possibilità di modificarlo.
Nella pagina Nuovo appuntamento, clicca su Suggerisci un orario.
Nel riquadro Suggerisci orari che si apre, clicca sull'icona con la ruota dentata.
Deseleziona le caselle da non utilizzare per calcolare la disponibilità dei partecipanti.
Se si tratta di una riunione ricorrente, seleziona per quante istanze della riunione ricorrente deve essere disponibile un partecipante.
Clicca su OK.
Visualizzazione della disponibilità nella miniagenda
Il minicalendario indica la disponibilità dei partecipanti tramite codifica a colori.
• Nell'agenda i giorni in cui sono disponibili tutti i partecipanti e almeno un luogo sono mostrati in verde.
• Il rosso indica che più della metà dei partecipanti non può intervenire alla riunione nei giorni scelti.