Werken met e-mailfilters

Je kunt filters definiëren voor het beheren van binnenkomende en uitgaande e-mailberichten, inclusief agendaberichten, en het activiteitenstroomfilter instellen voor het beheren van minder belangrijke berichten. Een filter bestaat uit een of meer voorwaarden en een of meer acties. Een conditie kan worden gebaseerd op een onderwerp, een bepaalde persoon of berichten van een bepaalde datum. Als het bericht aan de voorwaarden voldoet, worden de opgegeven acties uitgevoerd.

Je kunt filters maken om de volgende handelingen uit te voeren:

      Binnenkomende berichten sorteren in mappen. Een voorbeeld: alle e-mailberichten van je supervisor worden na ontvangst automatisch naar de map Managementrichtlijnen verplaatst.

      Berichten labelen. Een voorbeeld: alle e-mails van de verzendlijst "bedrijfsevenementen" worden gelabeld met "Evenement".

      E-mail doorsturen of weggooien. Een voorbeeld: alle e-mailberichten met als afzender een bepaald e-mailadres worden naar de Prullenbak verplaatst.

      Verzonden berichten sorteren in specifieke aan onderwerpen gerelateerde mappen.

      Berichten vlaggen op belangrijkheid.

Filters worden toegepast in de volgorde waarin ze vermeld staan. Je kunt de volgorde te allen tijde wijzigen.

Opmerking:   Elke actieve filter controleert een e-mailbericht, tenzij je aangeeft dat een bericht alleen moet worden afgehandeld door het eerste filter waarmee het overeenkomt. Meestal wil je niet dat andere filters op een e-mailbericht worden toegepast als een e-mailbericht aan een filterconditie voldoet omdat het e-mailbericht meerdere, tegenstrijdige acties kan ondergaan.

Filterregels opstellen

Filterregels bevatten een of meer condities en een of meer acties. Als het bericht aan de voorwaarden voldoet, worden de opgegeven acties uitgevoerd.

Je kunt ook regels voor activiteitenstromen instellen. Activiteitenstroomregels worden gebruikt voor het verplaatsen van minder belangrijke e-mailberichten van je Postvak IN naar een activiteitenstroommap die je kunt bekijken wanneer het je uitkomt.