Een vergadering maken
Je kunt vergaderingen en afspraken plannen vanuit het tabblad Agenda, binnen een bericht en vanuit de minikalender.
Een enkele vergadering plannen vanuit de pagina Afspraak
Op de werkbalk in de weergave Agenda klik je op Nieuw. De pagina Nieuwe afspraak wordt geopend.
Voer een onderwerp in. Het onderwerp is vereist en wordt de beschrijving in de agenda.
Als je weet waar de vergadering wordt gehouden, geef je die informatie op in het veld Locatie.
Stel de datum en het tijdstip van de vergadering in. Geef de Start- en Einddatum op. Als dit een herhalende vergadering is, klik je op Herhalen en stel je de herhaaldetails in.
Opmerking: Als de tijdzone wordt weergegeven (Voorkeuren>Agenda), geeft dit de tijdzone weer waarin je je bevindt. Je hoeft de tijdzone gewoonlijk niet te wijzigen. Als je vergaderingen plant met deelnemers in verschillende tijdzones, wordt de uitnodiging gestuurd met de tijd van de vergadering in de eigen tijdzone van elke deelnemer. Als je bijvoorbeeld een vergadering plant met deelnemers in Californië en New York, geeft de uitnodiging de Pacific Time weer voor deelnemers in Californië en Eastern Time (drie uur later) voor deelnemers in New York.
Als je meer dan één agenda hebt, selecteer je vanuit het menu Agenda welke agenda het evenement instelt.
Geef de namen van de deelnemers op. Je kunt namen van deelnemers op een van de volgende manieren opgeven:
Klik op de werkbalk op Deelnemers en hulpbronnen toevoegen. Geef een naam op en selecteer welke lijst je wilt gebruiken, zoals Persoonlijke contacten, waarbij al je adresboeken worden doorzocht, of de algemene adreslijst. Selecteer de namen en druk op Geselecteerde toevoegen. Zodra je klaar bent, klik je op Klaar.
Typ in het tekstvak Deelnemers het e-mailadres waarbij de adressen gescheiden moeten zijn door een puntkomma (;). Namen in je lijst met contacten die overeenkomen met wat je typt, worden weergegeven terwijl je ze typt.
Gebruik het vakje Tekst voor extra informatie die je in de e-mail wilt opnemen.
Klik op Opslaan. Er wordt een e-mailuitnodiging gestuurd naar alle deelnemers en de afspraak wordt in de agenda's weergegeven.
Als je een afspraak aan een gedeelde agenda toevoegt, moet je mogelijk het scherm vernieuwen om de afspraak te kunnen zien.