メールフォルダを共有

[受信箱]フォルダを含め、どのメールフォルダでも内部ユーザーおよび外部ユーザーと共有できます。[ゴミ箱]フォルダや[迷惑メール]フォルダを共有することはできません。自分と共有しているユーザーは、フォルダの内容を表示できますが、メールボックスに情報を保存することはできません。

主任の役割を持つユーザーには共有メールフォルダを表示/編集したり、新しいサブフォルダを作成したり、メールを代理送信したり、メールメッセージを削除したりする完全なアクセス許可が与えられます。

管理者の役割を持つユーザーには、メールフォルダの内容を表示/編集したり、新しいサブフォルダを作成したり、メールを代理送信したり、メールメッセージを削除したり、メールフォルダを他のユーザーと共有したりする完全なアクセス許可が与えられます。

あるユーザーの代理で送信されたメッセージのコピーは、元のユーザーのメールボックス内に保存されます。また、別のユーザーがメールボックス内にあるものを削除したり、迷惑メールのマークを付けたりすると、それは元のユーザーの[ゴミ箱]フォルダまたは[迷惑メール]フォルダに移動します。

あるユーザーが別のユーザーの複数のフォルダへのアクセス権を持っている場合、そのユーザーは以下の項目を実行できます。

      メールボックス内のあるフォルダの内容を別のフォルダに移動する。

      メールメッセージを別のユーザーのフォルダから自分のフォルダへコピーする。元のフォルダにもコピーが残ります。

      共有メールフォルダ内にフォルダを作成する。新しいフォルダは元のユーザーのメールボックス内に表示されます。

メールフォルダを共有する場合の例

      社内の販売部門は、製品情報の要求に関するすべてのメールメッセージを一箇所に集めるための中央メールボックスを設置し、販売部門のユーザー全員が即座にそれらのメールに対応できるようにしたいと考えています。あなたは、販売部門のユーザー全員にメールフォルダを表示するためのアクセス許可を与え、それらのメッセージを各自のメールボックスにコピーできるようににします。また、あなたはこのアドレスの代わりにメールフォルダを管理したり返信したりするアクセス許可を与えることもできます。

      主任はよく出張するため、メールメッセージに回答する時間がありません。そのため、主任のアシスタントにアクセス権が与えられています。アシスタントは、主任の代理としてのメール返信、メッセージを整理するためのフォルダの作成、およびメッセージの削除を行うことができます。

      通知を行うたびに多数のアドレスにメールメッセージを送信するのではなく、1つのフォルダをパブリックフォルダに指定し、そのフォルダに通知メールを入れるようにします。特定のメールアドレスにのみ共有アクセス権を割り当て、内容を表示するためにパスワードを入力しなければならないよう設定することができます。あるいは、URLを作成し、URLを知っているすべてのユーザーが内容を表示できるようにすることもできます。