Использование средства планирования для поиска доступности участников
При планировании собраний можно проверить, когда участники свободны или заняты, чтобы подобрать оптимальное время для встречи всех участников. При добавлении участников встречи в поле «Участники» в области «Обзор» на панели «Предложение» отображается доступность всех участников с интервалами в 30 минут.
По умолчанию предлагается время в пределах вашего рабочего времени и рабочего времени участника.
• Включить только мои рабочие часы. Это рабочая неделя и рабочие часы, заданные в параметрах вашего ежедневника.
• Включить только рабочие часы другого участника. При поиске места учитывается рабочее время всех участников.
Этот параметр можно изменить.
На странице Новая встреча щелкните Предложить время.
В открывшейся области Предложить время щелкните значок с шестеренкой.
Снимите флажки, которые не следует использовать при расчете доступности участников.
В случае повторяющегося собрания выберите, для какого количества собраний участник должен быть доступен.
Нажмите кнопку ОК.
Просмотр доступности в календарике
В календарике доступность участника обозначается определенным цветом.
• Зеленым цветом в ежедневнике отмечаются дни, когда доступны все участники и как минимум одно место.
• Красный цвет означает, что более половины участников не могут принять участие в собрании в этот день..